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项目Project最新功能有哪些?实用技巧赶紧学起来!

大伙儿今天得空,跟大家唠唠我最近捣鼓“项目Project最新”这档子事儿的一些心得。这玩意儿我用了好多年了,感觉也就那样,平时也就应付着用用。但最近手头又接了个新活儿,挺复杂的,团队里新人也多,就想着再把Project拾掇拾掇,看能不能玩出点新花样,提高点效率。 一切从头开始:梳理项目框架 第一步,还是老规矩,把整个项目拆碎了。我...

大伙儿今天得空,跟大家唠唠我最近捣鼓“项目Project最新”这档子事儿的一些心得。这玩意儿我用了好多年了,感觉也就那样,平时也就应付着用用。但最近手头又接了个新活儿,挺复杂的,团队里新人也多,就想着再把Project拾掇拾掇,看能不能玩出点新花样,提高点效率。

一切从头开始:梳理项目框架

第一步,还是老规矩,把整个项目拆碎了。我先是拉着团队几个核心成员,开了好几次会,把项目要干最终要拿出个啥东西,都掰扯得清清楚楚。然后,我就对着Project软件,开始建任务。一个大目标,拆成几个主要阶段,每个阶段再细分成一堆具体的活儿。这一步没啥技术含量,就是费脑子,得想得细,不然回头有得乱。

我发现,这回用Project,我特别注意了“任务模式”这个选项。以前我有时候会选“手动计划”,觉得灵活。但这回项目环节扣得紧,我就统一设置成了“自动计划”。这样一来,只要前置任务的时间一变,或者资源一调整,后面的任务排期自己就跟着动,省得我一个个去改,确实方便不少。

分配资源与设置依赖:让项目跑起来的关键

任务拆完了,就得把活儿分给人。Project里头有个资源工作表,我先把团队里每个人的名字都录进去,大概标了下他们每天能投入多少时间。然后在每个任务后面,把负责的人给对应上。这个过程,我还特意找每个小伙子小姑娘聊了聊,确认他们手头的工作量,别把人给累趴下了。

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接下来就是确定任务之间的逻辑关系。哪些任务必须等前面的完成了才能开始,哪些可以同时进行,这些都得在Project里头用箭头连上线。这个不搞清楚,整个项目计划就是一盘散沙。我记得刚开始用的时候,经常连错线,导致整个甘特图乱七八糟,后来慢慢就有经验了,知道先抓主干任务,再细化分支任务的依赖。

  • 先把里程碑节点(就是那些关键的交付时间点)给钉死。
  • 然后围绕这些节点,把相关的任务串联起来。
  • 再检查一遍,有没有逻辑上说不通的地方。

跟踪进度与调整:动态管理是王道

等项目跑起来了,最头疼的就是盯进度。我要求团队成员每天下班前,都简单汇报下自己任务的完成百分比。然后我就在Project里头更新。看着甘特图上那些进度条一点点往前挪,心里才踏实点。

计划永远赶不上变化。总有些任务会提前,有些会延期。这时候,“自动计划”的好处又体现出来了。我只要更新了某个任务的实际开始时间和完成时间,或者调整了它的工期,相关的后续任务排期就会自动更新。我也会定期(比如每周开例会的时候)把Project的整体视图投出来,让大家都能看到项目的全貌,知道自己那部分对整体的影响。

我还用上了它那个“跟踪甘特图”功能,可以很清楚地看到计划进度和实际进度的对比,哪些地方落后了,哪些地方超前了,一目了然。这样跟老板汇报,或者跟团队沟通的时候,也有个直观的依据。

的小总结

这回折腾下来,感觉Project这工具,关键还是看你怎么用。你把它当成个简单的排期表,它就是个排期表;你要是真把它当成个项目管理的中枢来用,把任务分解、资源分配、依赖关系、进度跟踪这些都做细了,它确实能帮你省不少事儿。特别是对于复杂项目和新手多的团队,用好Project能让管理清晰很多。

我这回主要就是把基础功能用得更扎实了,特别是“自动计划”和任务依赖这块儿,感觉比以前理解更深了。虽然没用到啥特别高级的功能,但就这些基础操作捋顺了,项目的整体把控就好很多。行了,今天就先分享到这儿,希望能对大伙儿有点启发。